Grāmatvedības attaisnojuma dokumenti

Kā zināms, grāmatvedības uzskaitēs ir jāatspoguļo visi uzņēmumā veiktie saimnieciskie darījumi, kā arī dažādi citi notikumi, kas rada jebkādas pārmaiņas uzņēmuma mantiskajā stāvoklī. Lai visus veiktos darījumus varētu pierādīt un trešajai personai, pārskatot grāmatvedības dokumentus, rastos skaidra izpratne par to, kā veidojas uzņēmumam naudas plūsma, visi ieraksti ir jāpierāda ar attaisnojuma dokumentiem. Tomēr reizēm rodas nesaprašanās starp grāmatvedi un auditoru vai citām iesaistītajām pusēm par to, kas īsti skaitās attaisnojuma dokuments un, kas nē.

Pēc definīcijas, attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma vai kāda cita notikuma esamību un kurā ietverti rekvizīti un informācija par konkrēto darījumu. Šai informācijai ir jāietver:

  • dokumenta autora nosaukums (firma vai vārds un uzvārds)
  • dokumenta autora reģistrācijas numurs vai personas kods
  • juridiskā adrese
  • dokumenta veida nosaukums
  • dokumenta datums
  • dokumenta reģistrācijas numurs
  • paraksts (izņemot likumā noteiktos izņēmumus)
  • saimnieciskā darījuma apraksts

Tomēr viss nav tik vienkārši. Pastāv divu veidu attaisnojuma dokumenti – ārējie attaisnojuma dokumenti un iekšējie attaisnojuma dokumenti. Iekšējie attaisnojuma dokumenti tiek sagatavoti pašā uzņēmumā. Lai tas būtu uzskatāms par attaisnojuma dokumentu, tam jāsatur visa augstāk minētā informācija. Ārējie attaisnojuma dokumenti ir tie, kurus uzņēmums saņem no citiem uzņēmumiem vai sadarbības partneriem un tie tiek sagatavoti attiecīgajā uzņēmumā. Ārējie attaisnojuma dokumenti tiek uzskatīti par svarīgākiem. Ja tiek sagatavots gan iekšējais gan ārējais attaisnojuma dokuments, grāmatvedības uzskaitēs jāizmanto ārējais dokuments. Visus grāmatvedības attaisnojuma dokumentus grāmato uzņēmuma grāmatvedības reģistros. ievērojot hronoloģisku secību.

Normatīvajos aktos tiek uzskaitīti tādi attaisnojuma dokumenti kā čeki, kvītis, rēķini, pavadzīmes, biļetes, līgumi u.c. Visbiežākie attaisnojuma dokumenti ir rēķini un pavadzīmes. Rēķini, kā attaisnojuma dokumenti tiek sagatavoti tad, ja ticis sniegts kāds pakalpojums. Piemēram, ja uzņēmuma sniegti ārējie grāmatvedības pakalpojumi, notāra pakalpojumi, drukāšanas pakalpojumi utt. Pavadzīmes, tiek gatavotas tad, ja ir saņemta kāda prece vai gan prece, gan pakalpojums. Lai šie dokumenti tiktu uzskatīti par attaisnojuma dokumentiem, tajos jābūt ietvertiem visi rekvizītiem. Ja tas netiek darīts, rēķins vai pavadzīme darbojas tikai kā preču piegādes dokuments un nav izmantojams grāmatvedības uzskaitē.

Tāpat arī čeki un kvītis ir bieži izmantoti attaisnojuma dokumenti, kas tiek izsniegti gan par preču gan pakalpojumu iegādi. Čeki tiek izsisti no kases aparāta, bet kvītis tiek rakstītas ar roku. Tāpat kā ar rēķiniem un pavadzīmēm, arī čekiem un kvītīm ir jāsatur visa attaisnojuma dokumentos iekļaujamā informācija, lai tos varētu izmantot grāmatvedības uzskaitēs. Čekos bieži vien visa vajadzīgā informācija nereti iekļauta netiek, tāpēc, ja ir nepieciešamība šo čeku grāmatot, ir nepieciešams papildus apstiprinājums, piemēram, uzņēmuma zīmogs ar rekvizītiem un pārdevēja paraksts. Ja tie nav dabūjami, ir jāraksta iekšējais attaisnojuma dokuments.

Visus attaisnojuma dokumentus ir pienākums sagatavot uzņēmuma vadībai (dibinātājam, nevis pieņemtam darbiniekam). Grāmatveža pienākumos ietilpst vien sagatavoto attaisnojuma dokumentu grāmatošana.