Kā nepareiza grāmatvedības sistēmas izvēle var radīt zaudējumus uzņēmumam?

Mazāki uzņēmumi grāmatvedības uzskaites veikšanai visbiežāk lieto tādās programmās kā Word vai Excel, taču nopietnākiem uzņēmumiem ir vajadzīgi cita veida IT risinājumi. Visbiežāk tiek izmantotas dažādas grāmatvedības sistēmas. To piedāvājums mūsdienās ir diezgan liels. Maziem un vidējiem uzņēmumiem grāmatvedības sistēmas izvēlei nav jāpievērš pārāk liela uzmanība. To var atstāt paša grāmatveža pārziņā – grāmatvedis var izvēlēties jebkuru sistēmu, ar kuru viņam ir viegli strādāt. Lielākiem uzņēmumiem gan nepareiza grāmatvedības sistēma var radīt ievērojamus zaudējumus un apgrūtināt visa uzņēmuma darbu. Kādos veidos tad grāmatvedības sistēma īsti var negatīvi ietekmēt uzņēmumu?

1. Sistēma ar nepiemērotām funkcijām kavē darbu
Mūsdienu grāmatvedības sistēmas ir ļoti daudzfunkcionālas. Tās spēj pašas veikt lielu daļu aprēķinu, kā arī tās ir savienotas ar citām sistēmām. Piemēram, mūsdienās, lielajās tirdzniecības vietās ir svarīgi savienot kases sistēmu ar grāmatvedības un noliktavas uzskaites sistēmu, jo tad ir iespējams optimizēt pārdevēju, veikala vadītāju un noliktavas pārziņu darbu. Viss, kas tiek nopirkts, automātiski tiek uzskatīts. Darbinieki uzreiz var redzēt, kādas ir rezerves, kad jāveic jauni pasūtījumi un viņi var koncentrēties uz svarīgākiem darba pienākumiem, nekā manuālu pirkumu uzskaites veikšanu. Iespējams, lielākie uzņēmumi, izvēloties piemērotu sistēmu, var samazināt darbinieku skaitu, jo atkrīt liela daļa uzdevumu, ko iepriekš bija jāveic darbiniekiem. Šis gan ir tikai viens atsevišķs piemērs. Grāmatvedību sistēmu savienojamība un papildus funkcijas spēj daudz vairāk.

2. Pārāk vienkārša sistēma neļauj iegūt aktuālākos datus jebkurā brīdī
Izmantojot jau minēto Word vai Excel programmu, kā arī vienkāršākās bezmaksas grāmatvedības sistēmas, ir iespējams vien veikt pamata uzdevumus un izveidot pašrocīgas uzskaites, taču tās neanalizē datus, līdz ar to, nav iespējams pateikt, kādi būs uzņēmuma ienākumi, izdevumi un citi finanšu rādītāji nākotnē. Tas liedz efektīvi plānot resursus un sadarboties ar piegādātājiem. Protams, grāmatvedis var izveidot šīs prognozes, apkopojot pašreizējos un iepriekšējos datus, taču tas var prasīt daudz laika, ja tiek strādāts uz tik vienkāršām grāmatvedības sistēmām. Lieliem uzņēmumiem daudz produktīvāk būtu izmantot piemērotas grāmatvedības sistēmas, kas, varbūt, izmaksā vairāk, toties ļauj ietaupīt naudu gan uz cilvēkresursiem, gan iepirkumiem.

3. Neprofesionālā grāmatvedības sistēmā ir viegli ielaist kļūdas
Nepiemērotā grāmatvedības sistēmā ir arī ļoti viegli pieļaut dažnedažādas kļūdas. Protams, arī sarežģītas sistēmās var pieļaut kļūdas, turklāt, ja grāmatvedis nav kārtīgi apmācīts rīkoties ar moderno sistēmu, kļūdas iespējamība ir pat vēl lielāka, bet ar nopietnāku sistēmu rīkoties ir vieglāk no tāda viedokļa, ka nav jāveic neskaitāmi daudz uzskaišu. Ja uzskaite tiek veikta kaut vai jau minētajā Excel programmā vai kādā bezmaksas grāmatvedības programmā, tad uzkrājumu uzskaite un citas uzskaites ir jāveic atsevišķi. Nopietnākās sistēmās viss ir savienots, turklāt sistēma uzreiz veica analīzi un pieļautās kļūdas ir daudz vieglāk pamanīt.

Protams, katrai grāmatvedības sistēmai ir savi plusi un mīnusi, tāšu, Word, Excel un citas ļoti vienkārša un primitīvas uzskaites sistēmas vajadzētu atstāt ļoti maziem uzņēmumiem un mājražotājiem. Īstiem uzņēmumiem tomēr vajag nopietnas sistēmas un, uzņēmumam augot, ir jāmeklē piemēroti risinājumi, lai grāmatvedība neradītu liekus zaudējumus.