Vai iespējams kārtot grāmatvedību Excel programmā?

Mūsdienās grāmatvedības kārtošana pat nelielos uzņēmumos pārsvarā ir datorizēta. Tie laiki, kad grāmatojumi tika veikti lielā kladē, nu ir garām, tomēr arī datorā grāmatvedība var tiek kārtota ļoti atšķirīgi. Daži uzņēmēji izvēlas vienkāršu izklājlapu programmu, kā, piemēram, Excel, kamēr citi izvēlas speciālas grāmatvedības sistēmas. Protams, šīs grāmatvedības programmas ir maksas pakalpojums, kamēr Excel programma ir pieejama par brīvu, kopā ar datora operētājsistēmu, vai vismaz izmaksā daudz lētāk nekā speciālā grāmatvedības sistēma. Tad nu rodas jautājums, vai tiešām ir vērts maksāt par īpašas grāmatvedības programmas izmantošanu, vai tomēr pietiek ar visiem abi zināmo Excel?

Lai saprastu, vai uzņēmumam pietiek ar Excel programmu grāmatvedības vešanai, vai tomēr nē, ir jāsaprot, kādas tad ir būtiskākās priekšrocības īstajām grāmatvedības sistēmām. Pati būtiskākā priekšrocība noteikti ir vienkāršāka izmantošana. Daudzi uzņēmēji un grāmatveži varbūt iebildīs šim apgalvojumam, jo ar izklājlapu programmām protam rīkoties gandrīz mēs visi, taču ar grāmatvedības programmām nē, taču, kad sistēma ir apgūta, to izmantot tieši tās paredzētajam mērķim ir daudz vieglāk. Grāmatvedības sistēmas ir daudz ērtāk izmantot kaut vai tāpēc vien, ka viss jau ir gatavs. Pašam grāmatvedim nav nedz jādomā, nedz jāievada formulas, nedz jāveido tabulas un diagrammas. Ir skaidri norādīts, kas kur jāievada un jau automātiski viss vajadzīgais tiek aprēķināts. Varbūt mazie uzņēmumiem, kuriem pietiek ar vienkāršām formulām un kuriem nav daudz datu, derēs Excel programma, bet lielākiem uzņēmumiem daudz labāka būs īpaša grāmatvedības programma.

Vēl ļoti būtiska priekšrocība grāmatvedības sistēmai ir vieglāka kļūdas vai ļaunprātīgi veiktas darbības izsekojamība. Ja Excel failā tiks pieļauta kāda kļūda, visbiežāk, nekas par to neliecinās, bet atcerēsimies, ka grāmatvedībā arī pāris vietām sajaukti cipari var radīt milzīgas problēmas. Grāmatvedības programma spēj pati atpazīt daudzas kļūdas un par tām brīdina. Kas ir vēl būtiskāk, grāmatvedības programmā viss ir pārskatāms. Ja, piemēram, veikti kādi labojumi, programmas vēsturē var redzēt, kad un kurš to ir darījis, jo sistēmā ir jāautorizējas, lai veiktu kādas izmaiņas. Tātad, ja kāds ļaunprātīgi grib nozagt vai sabojāt datus, būs daudz vieglāk izsekot tam, kurā brīdī tas noticis un kurš to izdarījis. Ja gribat pasargāt savus finanšu datus, noteikti izvēlieties speciālu grāmatvedības programmu ar ko strādāt.

Protams, ne visas grāmatvedības sistēmas ir vienādas, tāpēc daudzas priekšrocības ir atkarīgas arī no tā, kādu programmu tieši izvēlēsities, bet vairums no tām, nodrošina arī, piemēram, iespēju integrēties ar citām programmām un komersantiem. Tas nozīmē, ka iespējams savienot grāmatvedības sistēmu ar krājumu vadības un laika plānošanas programmām, kas atvieglo grāmatveža darbu datu ievades procesos. Vēl daudzas grāmatvedības sistēmas arī izmato mākoņu tehnoloģijas, kas ļauj droši, ērti un vienkārši uzglabāt datus tiešsaistē, nesatraucoties par to, ka dati varētu pazust.

Kā redzams, grāmatvedības programmas izmantošana var ievērojami atvieglot gan grāmatveža, gan arī uzņēmuma vadītāja darbu, kā arī nodrošināt lielāku drošību un samazināt kļūdas iespējamību grāmatvedības dokumentos. Excel programma noderēs tikai patiešām nelieliem uzņēmumiem, kur datu apjoms ir mazs. Lielākiem uzņēmējiem noteikti ir nepieciešama laba grāmatvedības sistēma.